Neste artigo, vou trazer dicas de organização de eventos corporativos, incluindo o cronograma utilizado por grandes empresas do ramo na criação do alicerce de um evento.
Conhecemos bem o peso das cerimônias na imagem de uma empresa e quão grande é o poder de comunicação, seja positiva – quando bem estruturada – ou desastrosa – quando mal realizada.
Diante de tamanha importância, me sinto no dever social de compartilhar as minhas experiências para que você tenha o melhor resultado. Vamos lá?
O que é um evento corporativo?
Um evento corporativo é o nome dado a toda reunião ou encontro promovido por uma empresa.
Esses encontros podem ser pequenas reuniões internas ou até grandes conferências ou mesmo convenções, a depender do objetivo.
Entre as vantagens de promover um evento empresarial está:
- o fortalecimento da marca;
- relacionamento com clientes;
- networking;
- formação de parcerias;
- aumento da visibilidade da marca;
- compartilhamento de conhecimentos, experiências e informações;
- estímulo da colaboração;
- treinamento, atualização e desenvolvimento profissional;
- criar engajamento entre a equipe;
- gerar motivação etc.
O interessante é que um único evento pode atingir mais de um objetivo. O ideal é que ele tenha um foco central, mas que, paralelo a isso, explore outras possibilidades.
Principais tipos de eventos corporativos
Agora, vou comentar os principais formatos de eventos corporativos. Veja mais detalhes para saber em qual o seu evento se encaixa melhor.
Congresso
Um congresso reúne especialistas e profissionais de uma área específica para discutir e expor pesquisas, conhecimentos e atuações sobre o tema.
Geralmente organizado por instituições acadêmicas, associações ou grupos de interesse, esse tipo de evento visa promover o intercâmbio de informações, incentivar debates e promover o avanço do conhecimento na área de interesse.
O congresso tem papel importantíssimo no avanço acadêmico, profissional e científico, pois cria um ambiente de aprendizado, networking e compartilhamento de conhecimento.
Convenção
A convenção é um tipo de evento que une pessoas de interesses comuns, sejam pessoais ou profissionais.
Você já deve ter ouvido falar ou mesmo participado de convenções que congregam médicos, estudantes, entusiastas de grupos como cultura nerd e geek etc. Pois bem, se trata do mesmo tipo de evento.
A diferença é que no caso das convenções empresariais, o foco geralmente está em anunciar novidades do mercado ou, até mesmo, impulsionar vendas.
Ou seja, no mundo corporativo, esse tipo de evento serve para mostrar novidades e aumentar os lucros.
Seminário
O seminário é um tipo de evento corporativo mais longo se comparado aos outros formatos, podendo durar dias ou mesmo semanas, a depender do tipo e objetivo.
Além de contar com palestras de profissionais especializados em diversos campos, esse tipo de evento também tem espaço para atividades educativas e informativas para promover imersão e uma experiência mais completa.
Workshops
Um workshop é um evento interativo e prático, geralmente de curta duração, cujo foco é gerar conhecimentos e habilidades em uma área específica.
Essa modalidade de evento permite a interação direta entre os participantes e os palestrantes, por meio de atividades práticas, discussões em grupo e exercícios.
Esse formato de evento é perfeito e aplicável em diversos contexto como: treinamento profissional, educacional, artístico, para desenvolvimento pessoal, dentre outros.
Feiras
Uma feira é um evento em que diversos expositores se reúnem para apresentar e comercializar produtos, serviços ou informações.
As feiras são perfeitas para promover o contato direto entre empresas, consumidores, profissionais e público, gerando assim:
- networking e parcerias;
- oportunidades e impulsionamento do negócio;
- demonstração dos produtos;
- identificarem tendências de mercado;
- conexão com os potenciais clientes.
Treinamentos e cursos
Esse tipo de evento serve para transmitir novas habilidades, aprimorar ou mesmo atualizar técnicas em qualquer área de interesse.
Para que a experiência do aluno seja completa, o ambiente precisa ser estruturado, dinâmico e propício para a aplicação de teorias, e práticas, de forma mais interativa e eficiente possível.
11 dicas de como organizar eventos corporativos
A lista abaixo possui uma ordem perfeita de planejamento. Por isso, além de te orientar sobre as etapas importantes, ela vai te orientar em uma ordem cronológica exata.
1. Defina o objetivo do evento
Primeiro, o mais importante é sempre o planejamento.
Nesse momento, você já deve ter uma ideia do objetivo do evento, um período em que seria perfeito acontecer e, até mesmo, alguns convidados em mente.
Faça um brainstorm. Jogue tudo no papel e depois filtre. Vá polindo até que o objetivo central fique claro.
2. Planeje com antecedência
Além de ter mais tranquilidade para resolver cada etapa, o planejamento permite que você tenha uma margem de segurança.
Aluguel, empresas de eventos, buffet, tudo isso precisa ser contratado antes. Além é claro dos convidados, que precisam da notificação para garantir a disponibilidade.
3. Defina o orçamento
Um orçamento é fundamental para toda a organização. Além disso, certifique-se de manter uma margem de segurança para variantes e imprevistos.
Nesse ponto, vale ressaltar que um evento bem pensado não depende necessariamente de um grande orçamento, mas sim de boas escolhas e aplicação inteligente.
4. Monte uma boa equipe
Sobre o uso inteligente dos recursos, vamos destacar a importância de uma boa equipe, seja ela interna ou contratada.
As pessoas que vão planejar o seu evento determinam o resultado. Por isso, questões como: know-how, networking, especialidade etc. fazem toda a diferença.
O ideal é contratar um time experiente e o Green Pallace pode ajudar a planejar e executar o seu evento.
5. Crie um cronograma
Esse cronograma pode ser em uma planilha ou documento e deve ficar acessível o tempo todo. Seja no celular, no computador ou mesmo em uma folha impressa.
Todas as atualizações precisam ser feitas na hora e o arquivo pode ser compartilhado entre todos os organizadores.
6. Priorize a experiência dos participantes
Proporcionar uma boa experiência do início ao fim do evento é essencial.
Por isso, conforme o objetivo do seu evento, adicione elementos que envolvam os convidados.
Você pode utilizar a decoração para passar a mensagem que você precisa, a comida para gerar conexão e tecnologia para a imersão total.
- Saiba mais: 11 dicas de tendências de decoração para eventos
7. Busque parcerias e patrocínios
É fato que com ajuda vamos mais longe.
Qual o público que o seu evento vai reunir? A quais patrocinadores gostariam de ser vistos por esse grupo? Aqui usamos o famoso ganha-ganha.
8. Contrate fornecedores confiáveis
Ninguém quer ficar na mão com um evento marcado. Por isso, busque referências e feche parcerias com empresas confiáveis.
Nesse momento, vale a pena pedir indicações ou fazer uma pesquisa mais aprofundada. Outro caminho mais certo é contratar uma empresa de eventos, pois ela já possui todas essas conexões formadas.
9. Invista na tecnologia
Painéis interativos, luzes, metaverso, realidade aumentada. Tudo isso pode ser agregado ao seu evento para proporcionar uma ótima experiência aos convidados, transmitir a mensagem de forma efetiva e fixar na mente.
10. Escolha um local adequado
Escolha um local adequado para transmitir a mensagem desejada. O local é fundamental para o sucesso do evento, pois influencia a atmosfera e o impacto da experiência.
Seja criativo na escolha do espaço e certifique-se de que ele esteja alinhado com os objetivos e a temática do evento.
11. Planeje a logística
Tanto a logística dos convidados quanto a dos equipamentos é essencial para que o evento aconteça.
Por isso, ao escolher o local, verifique a viabilidade, custos e dificuldades de locomoção, a facilidade de resolver imprevistos etc.
Conclusão
Um evento carrega a grande responsabilidade de representar a imagem da empresa, mas não é só isso.
Um evento tem o poder de estimular os 5 sentidos humanos e isso é poderosíssimo! Mas, como mencionei no início deste artigo, se usado de forma equivocada, o resultado é desastroso.
Todos os elementos com luz, cheiros, sabores, texturas, sons são muito marcantes e precisam ser usados da forma correta e estrategicamente.
Por isso, independente do tipo ou tamanho do seu evento, conte com os serviços do Green Pallace para auxiliar você.
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