Categoria: Organização

  • Planejamento de eventos: descubra como criar uma checklist eficiente

    Planejamento de eventos: descubra como criar uma checklist eficiente

    Desenvolver um planejamento de eventos não é apenas uma escolha, mas sim um passo indispensável para garantir o sucesso de qualquer comemoração ou mesmo evento corporativo.

    Neste artigo, você terá acesso a um checklist essencial elaborado por um profissional para ter certeza de que não está esquecendo de nada.

    Essa lista deve abranger todos os pontos cruciais na elaboração de um evento, além de oferecer insights sobre como executá-lo de maneira eficaz. 

    Planejamento de evento

    O sucesso de um evento começa muito antes das luzes se acenderem e das pessoas se reunirem. É no planejamento que todas as peças do quebra-cabeça se encaixam.

    Uma etapa crucial é a definição do tipo e objetivo do evento, pois isso molda todo o processo de organização. 

    Seja um seminário educacional, uma festa de aniversário ou uma conferência corporativa, o tipo de evento e seus objetivos direcionam a criação da checklist.

    Essa etapa é como o alicerce de uma construção — você não quer começar sem ter certeza do que deseja construir. A partir dessa base sólida, a checklist começa a ganhar forma.

    Estabelecendo o orçamento do evento

    O orçamento é o fio condutor de todo o planejamento. Estabelecer um valor de antemão é crucial para evitar surpresas desagradáveis e prejuízos financeiros.

    Além de definir um valor para todas as despesas, é inteligente destinar uma porcentagem para emergências ou imprevistos durante a realização do evento.

    Pedir orçamentos detalhados de fornecedores e parceiros, bem como negociar antes de fechar contratos, é uma maneira de evitar estourar o orçamento.

    Um limite bem definido é como um mapa que guia cada decisão financeira, o que torna o evento uma experiência mais gratificante e assertiva.

    Checklist básica para qualquer tipo de evento

    Veja abaixo a checklist que pode ser aplicado em qualquer tipo de evento, independentemente da sua natureza:

    1. Seleção do local e data

    O local deve ser adequado ao público e ao objetivo do evento, além de ser facilmente acessível. Já a data deve ser escolhida com tempo hábil para divulgação, aluguel do espaço, contratação de fornecedores etc.

    Ambos precisam levar em conta a época do ano. Tanto a data quanto o local precisam proporcionar conforto aos participantes, seja no inverno, no verão ou em situação de chuva.

    2. Número de participantes

    Estabelecer um número de participantes é essencial para planejar o espaço, comida e recursos. Além disso, respeitar essa estimativa em todo o planejamento evita desperdícios e desconfortos.

    3. Fornecedores e parceiros

    Escolher fornecedores para eventos que sejam confiáveis é fundamental para garantir que tudo funcione perfeitamente. 

    A depender do porte do evento, é interessante fazer um contrato de compromisso. Imagina se um buffet resolve não aparecer em uma festa de casamento?

    Outro recurso interessante são os parceiros que podem ajudar a reduzir custos e ampliar a divulgação. Para isso, contate empresas com interesses semelhantes e alinhem o ganha-ganha.

    4. Equipamentos necessários

    O porte e o tipo do evento determina os equipamentos necessários. As opções vão desde som e iluminação ideal para o evento até recursos visuais, como projetor de imagem e painéis.

    Esse é um aspecto importante e deve ser tratado com antecedência e por isso está na checklist. Podem ser feitos aluguéis e até mesmo empréstimos.

    Se uma empresa tem um equipamento e deseja vendê-lo, expor no seu evento é uma excelente forma de divulgação. Nesse caso, o uso no evento pode ser grátis.

    5. Divulgação do evento

    Uma divulgação eficaz é essencial. Para isso, escolha as melhores formas de publicidade para o seu evento, como redes sociais, e-mail marketing e parceiros estratégicos.

    O ideal é começar a divulgação com antecedência e ter definido quando  irá começar, depende do tipo de evento.

    Para essa publicidade, deve ser criada uma estratégia à parte e o ideal é contar com um time de marketing que pode ser interno ou terceirizado.

    5. Logística no dia do evento

    A logística no dia do evento inclui equipamentos, alimentos, decoração e até mesmo o acesso dos convidados.

    Pensar nesse quesito é essencial, uma vez que esses são elementos básicos para o evento acontecer.

    Por que é importante ter uma checklist para o planejamento de eventos?

    Uma checklist é a bússola que mantém todos os elementos do evento em ordem. Além disso, assegura que nenhum detalhe crítico seja negligenciado, como autorizações e licenças.

    Um evento envolve muitos aspectos e detalhes cruciais que podem passar despercebidos. Por isso, esse documento é essencial no sucesso de qualquer tipo de evento.

    Como um planejamento eficiente pode impactar no sucesso de um evento?

    Um planejamento eficiente é o segredo para o sucesso. Sem ele, o evento pode se tornar um caos, resultando em prejuízos financeiros e danos à sua reputação.

    Uma estruturação sólida garante que cada detalhe seja considerado, minimizando riscos e maximizando o impacto positivo do evento. 

    Dessa forma, ele cumpre o seu objetivo e se torna a melhor experiência para todos os participantes.

    Outra forma de ter sucesso no evento é contando com uma empresa especializada. Afinal, ela já possui experiência, fornecedores de confiança e um time preparado para tratar desde as lembrancinhas até as licenças e alvarás.

    Contar com profissionais especializados em eventos também te dá respaldo com imprevistos e proporciona as melhores ideias de atração para o seu evento. 

    Conclusão

    O planejamento de um evento não é apenas uma série de tarefas, mas um processo estratégico que determina o seu sucesso.

    Definir o tipo, objetivo e orçamento, além de seguir uma checklist bem elaborada, é a base para um evento memorável e bem-sucedido.

    Seja qual for o evento que você deseja realizar, lembre-se de que um planejamento eficiente é a chave, e você pode contar com o Green Pallace para ajudar você a organizar o seu sem preocupações.Saiba mais sobre como podemos tornar o seu evento um sucesso absoluto, entre em contato agora mesmo!

  • Melhores práticas para organização de eventos corporativos

    Melhores práticas para organização de eventos corporativos

    Os eventos corporativos desempenham um papel crucial na promoção de uma marca e, por isso, você precisa conhecer as melhores práticas para organização de eventos corporativos. 

    Construção de networking, fortalecimento do branding, vendas. Para que tais objetivos sejam alcançados é essencial que o evento seja bem organizado.

    Neste artigo, eu vou te entregar as melhores práticas para a organização de eventos corporativos e dicas valiosas para garantir o sucesso de cada ocasião. Confira e garanta o resultado esperado!

    11 melhores práticas para organização de eventos corporativos

    Um evento corporativo bem organizado é essencial, uma vez que todas as experiências vividas na ocasião serão diretamente associadas à marca. 

    Utilize o checklist abaixo e garanta o melhor retorno do seu investimento!

    1. Identificar o perfil do público-alvo dos eventos corporativos

    É fundamental compreender o público que se deseja atingir, pois só assim será possível causar impacto com os elementos e propostas atraentes.

    Elaborar estratégias personalizadas é o segredo para atingir o objetivo, seja ele fazer parcerias, aumentar vendas ou expandir o conhecimento da marca.

    Tenha a persona do seu evento bem desenhada e o objetivo do evento bem definido.

    2. Elaborar um cronograma de eventos corporativos

    Um cronograma de evento bem estruturado é essencial para manter tudo organizado e dentro dos prazos estabelecidos.

    Esse calendário irá auxiliar e orientar todas as etapas da organização do evento e garantir que tudo será feito a tempo.

    É importante, também, deixar uma margem de tempo e verba para imprevistos ou variantes.

    3. Definir um orçamento para eventos corporativos

    Estabelecer um orçamento claro e realista é fundamental para todas as etapas. Tenha um teto determinado antes mesmo do início do planejamento.

    Esse controle é essencial para otimizar os gastos, orientar a equipe organizadora do evento e sobretudo para direcionar os recursos.

    Lembre-se também de reservar uma margem de segurança para variantes e imprevistos.

    4. Criar um bom plano de comunicação

    Uma comunicação eficiente é vital para informar os participantes sobre o evento, gerar expectativa e mantê-los engajados durante o acontecimento.

    • Antes do evento, utilizei diversos canais, como e-mail, redes sociais e convites personalizados, para informar e gerar curiosidade.
    • Durante o evento, use comunicação assertiva para conduzir os participantes ao objetivo do evento. Certifique-se de que a atenção será direcionada e que as informações não fiquem dispersas.
    • Após o evento, mantenha a comunicação com os participantes para obter feedback, oferecer produtos, serviços etc. 

    Sem a comunicação e direcionamento adequado, os recursos são desperdiçados, uma vez que o objetivo do evento não será atingido.

    5. Contratar fornecedores confiáveis

    Fornecedores competentes são essenciais para garantir a qualidade do evento. Um evento perfeito só acontece com excelentes parceiros.

    Pesquise e selecione apenas parceiros confiáveis, com experiência e avaliações positivas. 

    Uma opção excelente para quem não abre mão de um evento corporativo assertivo é contratar uma empresa para organizar. 

    Muitas preocupações são evitadas e você ainda conta com uma equipe estruturada já com parceiros e estratégias testadas e validadas.

    6. Criar estratégias de marketing para o evento

    Para a angariação de parceiros e divulgação do evento (quando aberto ao público), solte anúncios nas redes sociais, e-mail marketing, faça parcerias com influenciadores, hashtags personalizadas.

    Certifique-se em todo momento de manter o foco no objetivo, observando sempre a proposta da campanha de marketing atual.

    Mais do que criar estratégias de marketing para o evento, o evento deve estar alinhado ao plano de marketing da empresa.

    7. Escolher um local adequado

    A escolha do local é fundamental para criar uma atmosfera adequada e confortável para os participantes.

    Considere a localização, a capacidade, instalações e a infraestrutura do local, garantindo que atendam às necessidades e estilo do evento.

    O ambiente precisa ser acessível para que as pessoas compareçam e deve estar conforme a comunicação da empresa. Essa decisão é primordial e precisa ser estratégica.

    8. Focar no engajamento dos participantes

    Estimular a participação ativa e o envolvimento dos participantes é crucial para o sucesso do evento.

    Desenvolva atividades interativas como votações, dinâmicas, enquetes, competições, sorteios etc.

    Um evento corporativo não pode ser levado pelo momento. Pelo contrário, ele precisa ser estratégico, direcionado, pensado e otimizado. Existe um investimento e um objetivo.

    9. Pensar no gerenciamento de crises e imprevistos

    Esteja preparado para lidar com situações inesperadas durante o evento. Muitas situações são previsíveis, mas outras não e podem colocar todo o investimento a perder.

    Nesse momento, contar com uma equipe experiente e com habilidade de improviso é essencial. Por esse motivo é importante contar com uma empresa especializada em eventos e parceiros competentes.

    10. Feedback dos participantes

    Obter feedback dos participantes é essencial para avaliar a eficácia do evento e identificar oportunidades de melhoria.

    Uma forma eficaz, rápida e gratuita de fazer isso é através do formulário no Google Forms. De presentificar para feedbacks anônimos, dessa forma as pessoas se sentirão mais à vontade em passar sentimentos reais.

    Por fim, analise os resultados e utilize as informações para aprimorar futuros eventos. Essa análise é fundamental no aprimoramento, especialmente se a sua empresa realiza eventos, seminários ou recorrentes.

    11. Avaliação pós-evento

    A análise e avaliação dos resultados do evento são fundamentais para identificar os pontos fortes e as áreas de melhoria.

    Avalie os objetivos alcançados, o retorno sobre o investimento e as métricas. Tudo isso é aprendizado e informações valiosíssimas.

    Com base nessas métricas, o seu evento evolui a cada edição, melhorias essas que são específicas para o seu caso e que valem ouro.

    Conclusão

    A organização de eventos corporativos bem-sucedidos requer uma abordagem estratégica e cuidadosa, sempre alinhadas com o branding da empresa.

    Ao seguir as práticas entregues neste artigo, você terá eventos memoráveis, que promoverão corretamente a sua marca, gerarão networking e fortalecerão seu branding.

    Por fim, se você está procurando uma empresa especializada em organização de eventos corporativos, entre em contato com o Green Pallace.

    Garanta o melhor resultado e sem a preocupação que todas as etapas possuem. Nossa equipe está pronta para te ajudar!

  • Música para casamento: descubra como escolher

    Música para casamento: descubra como escolher

    A música para casamento é algo emocionante. Certamente, boa parte das lágrimas do casamento vem das músicas escolhidas para cada momento.

    Mas, para escolher a playlist certa, você deve considerar o estilo do casamento, a quantidade de entradas, onde será realizado e, principalmente, o gosto dos noivos.

    A música que, anteriormente, só continha a marcha nupcial e músicas instrumentais, deu lugar a uma variedade de estilos e décadas musicais.

    Para te ajudar a escolher a música certa para casamento, criei este artigo. Então, continue acompanhando e saiba como montar a playlist para esse momento tão especial.

    Planejamento: quantidade de músicas, estilo e local do casamento

    Em primeiro lugar, é necessário definir a quantidade de músicas a ser tocada conforme o planejamento da cerimônia. 

    Por exemplo: para o casamento ser realizado em uma igreja, é necessário verificar se a paróquia permite as músicas escolhidas e o cronograma da cerimônia. 

    Também é importante definir que tipo de música combina com o seu casamento. Uma proposta mais clássica, pede uma orquestra, já algo mais descontraído, combina com música de DJ.

    Por isso, planeje todos os detalhes para que o seu cerimonialista tenha tudo em mãos. Afinal, esse dia deve ser perfeito!

    Saia do óbvio nas músicas para o casamento

    Assim como tudo no casamento, as músicas também devem refletir a personalidade dos noivos. Por isso, não se prendam a padrões. Escolham o que toca o coração de vocês e que embalou a história do casal.

    Não se limitem aos estilos que acham que vai combinar com uma cerimônia de casamento. Com o arranjo e melodia certas, a maioria das músicas ficará perfeita. 

    Contrate profissionais em sintonia com o casal

    É importantíssimo encontrar uma orquestra ou DJ que compre as suas ideias e combine com o estilo do casal. Um bom profissional também te ajudará a selecionar as melhores músicas e a adequá-las a cada momento.

    No entanto, é importante procurar esses profissionais com antecedência para garantir a data. De última hora pode ser que você não consiga espaço na agenda deles.

    Uma última orientação: não arrisque no seu casamento. Procure contratar profissionais que vocês já viram tocar ou, pelo menos, que tenham uma indicação de confiança.

    Contratar uma dupla, banda ou DJ só porque são seus amigos, não dá. O seu dia deve ser incrível e nenhum detalhe pode ser deixado de lado.

    Música para casamento: estilo da música para cada momento

    Veja agora uma lista que traz orientações para você escolher a música para casamento em cada momento desse importante evento.

    1. Entrada dos padrinhos

    Aposte sem medo em temas de filmes, músicas clássicas, populares ou outros estilos. É um dos momentos da cerimônia mais versáteis no quesito música. 

    Normalmente, eles são amigos e pessoas bem próximas ao casal. Que tal uma música para falar o quanto eles são importantes para vocês?

    2. Entrada do noivo

    A sugestão é ter algo com um pouco mais de destaque. Embora seja um momento importante, o casamento ainda está começando, então ainda não é o momento de uma música tão grandiosa. 

    No entanto, escolha algo que tenha a ver com a história de vocês ou que represente algo para o noivo.

    3. Entrada das damas e pajens

    É o momento fofura da cerimônia! Em geral, pede uma música mais descontraída e suave. 

    Temas infantis ou algo que remeta a esse universo é um bom caminho. A Disney possui muitas músicas que são temas de entrada de pajens e damas. Vale a pena conferir.

    4. Entrada da noiva

    Agora é que todos param e olham para você! A entrada da noiva é aquele momento mais aguardado por todos. Afinal, todos querem ver a sua beleza. 

    Quanto maior for o impacto, melhor. A tradicional marcha nupcial é sempre uma opção, mas existe uma infinidade de músicas que se encaixam para isso. 

    Você pode mesclar, iniciando com a marcha nupcial e emendando com uma música para casamento que toque o seu coração.

    5. A entrada das alianças

    Seguindo o mesmo critério da entrada das daminhas e pajens, invista em músicas suaves, de acordo com quem vai levar as alianças, seja outra daminha, as avós dos noivos ou o cachorro do casal.

    Dica: caso seja o seu cachorro que for levar as suas alianças, coloque um tema mais descontraído.

    6. Bênção das alianças

    Por ser um momento solene, pede algo mais calmo, suave e profundo. Quem sabe uma música para casamento só com a melodia? Se possível, contrate uma orquestra para esse momento.

    7. Assinaturas no livro de casamento

    Seguindo a ideia da bênção das alianças é um momento mais calmo, que pede uma música leve ao fundo.

    8. Cumprimentos

    Em um momento em que a emoção rola solta com abraços da família, músicas alegres e românticas são a opção ideal.

    9. Saída dos noivos

    Alegria é palavra de ordem nesse momento! Chegou a vez de tocar uma música que empolgue a todos e reflita a felicidade dos noivos.

    10. O momento da festa

    Acha que acabou? E as músicas para a hora da festa? Você acha que elas não são importantes? Elas precisam ser escolhidas pelos noivos. Portanto, não deixe essa tarefa só para o DJ.

    Veja abaixo algumas dicas:

    • Abra a pista de dança com uma música empolgante e chame todos para dançar;
    • Para a primeira dança do casal, escolha a música que mais representa a história de vocês;
    • Entendam que a festa também é para os convidados! Portanto, não é porque vocês gostam de um ritmo que deverá tocar só isso no casamento. A chave para uma pista de dança lotada é uma playlist eclética;
    • Durante toda a fase dos preparativos, deixe bem claro o gosto musical do casal. Um bom DJ entenderá qual será a pegada da festa e fará um bom trabalho. 

    É válido pedir para tocar alguma música que seja muito especial, mas não se prenda na playlist que você tem na cabeça. Confie no profissional que você contratou e curta a festa.

    Gostou das dicas? Qual música para casamento seria a ideal para esse momento?

    Conte com o Green Pallace para realizar o seu casamento no melhor espaço de Goiânia.

  • Fornecedores para eventos: como escolher os melhores

    Fornecedores para eventos: como escolher os melhores

    Os fornecedores para eventos são uma das escolhas mais importantes. Seja para qualquer tipo de festa, aniversário, casamento ou um encontro mega especial, o organizador precisa fazer para ter sucesso no tão esperado dia.

    Sendo assim, evitar problemas nessas contratações é um fator fundamental para que o seu evento seja tranquilo. 

    Afinal, se você já teve uma experiência negativa com fornecedores, com certeza, sabe que essa é uma situação muito difícil.

    Para te ajudar, criei esse conteúdo para você ter sucesso para contratar fornecedores para o seu evento. É preciso que você entenda suas necessidades antes de entrar em contato com qualquer serviço. 

    Continue acompanhando e saiba como fechar boas e seguras parcerias.

    Dicas para contratar bons fornecedores para eventos

    Não há nada pior do que contratar fornecedores para eventos e não ser bem atendido. Ou pior, não receber por aquilo que pagou. Além disso, há aqueles que somem e você nem sabe por onde procurá-los.

    Para que isso não aconteça com você, vou te dar algumas dicas importantes. Independente do evento que for realizar, seguindo as minhas sugestões você evitará problemas com os seus fornecedores.

    Levantando as suas necessidades

    Antes de sair buscando fornecedores para o seu evento, é essencial que você liste todas as suas necessidades. Portanto, para facilitar o seu trabalho, crie uma divisão dos serviços que precisa contratar para a sua festa.

    Por exemplo, peças gráficas, website e divulgação. Para o dia do evento, segurança, credenciamento, aparelhos técnicos, DJs e outros.

    Faça um checklist com tudo o que você ache necessário para ter 

    tudo bem-planejado e organizado. Assim você não terá que correr atrás de nenhum serviço de última hora. Independente do seu evento, essa lista é importante!

    Faça pesquisa e compare preços

    Após saber quais são as suas necessidades para todas as fases do seu evento, pré, durante e pós, chegou o momento de pesquisar seus fornecedores. 

    Pense, seus fornecedores precisam de ter uma vantagem competitiva importante.

    Por isso, nessa fase busque por referências, como boas avaliações anteriores de outros clientes. Esse detalhe é importante para fazer uma boa escolha de fornecedores. 

    Além disso, uma boa indicação já é meio caminho andado, pois pode ser um dos fatores decisivo para a sua escolha.

    Listas são boas e eficientes, então, crie uma para fazer comparações, em que você pode classificar os fornecedores para eventos em ruim, bom, ótimo. Ou ainda, dar notas de 0 a 5.

    Segue abaixo uma lista com perguntas para você usar como referencial:

    • ele atende a mais de uma necessidade?
    • possui avaliações positivas nas redes sociais e sites?
    • tem boas indicações?
    • como é seu histórico de pontualidade?
    • trabalha com preço dentro da realidade do mercado?
    • oferece algum diferencial?

    Tenha pelo menos três propostas para fazer essa comparação. Avalie o preço de cada um deles também e o custo-benefício entre eles.

    Abertura das negociações

    Antes de fechar de fato os fornecedores para eventos, tenha uma fase de negociações. É um momento muito importante para o seu projeto, em que os valores de cada serviço precisam ser bem definidos. 

    Portanto, faça uma análise de todos os valores e veja quais estão dentro do seu orçamento. Cada serviço tem um valor, ele deve ter o seu peso na hora de fechar um contrato. 

    Afinal, precisa estar dentro das suas condições e o fornecedor precisa oferecer algo de qualidade para você. 

    Mas, de toda forma, faça uma contraproposta, de forma equilibrada, para chegar a um valor que seja bom para ambas as partes.

    Tudo conversado é melhor! Não perca a oportunidade de ter um bom fornecedor por falta de negociação.

    O orçamento pode estar no seu limite, mas se for escolhido com consciência e dentro do que você pode pagar, com certeza, valerá a pena. 

    Só não opte por algo que fuja totalmente do valor do seu caixa e te proporcione dívidas.

    Os fornecedores para eventos são indispensáveis?

    Agora que você sabe como escolher os fornecedores para eventos, deve pensar: preciso mesmo deles? Ou posso dar conta de tudo sozinho em meu evento? 

    Com certeza, algumas coisas você até pode fazer, mas outras precisa de pessoas para te ajudar. Por exemplo: a segurança do local, limpeza, equipamento técnico e iluminação. 

    Além disso, você precisa de um buffet e de quem fornece bebidas para a sua festa. Seja qual for o seu tamanho ou estilo. Mesmo que seja uma equipe pequena, é sempre bom ter uma para te ajudar.

    Você pode customizar a decoração do evento por conta própria, mas se for algo mais grandioso, contar com profissionais também é uma excelente opção. 

    Planejamento e organização garantem o sucesso de um evento

    Mesmo com todos os esclarecimentos, sugiro que você planeje primeiro todos os detalhes do seu evento. Somente assim ele será um sucesso. 

    Uma boa dica é ler todos os contratos detalhadamente. Grife os pontos mais importantes em todos eles. Além disso, reúna com todos eles no local onde será o evento para que eles já se familiarizem com o local.

    Por exemplo: os fornecedores para eventos que precisam montar palco e levar equipamentos, com certeza, vão com caminhão. Então, precisam de uma garagem e espaço para descarregar e carregar tudo o que levar. 

    Os seguranças precisam saber onde devem se posicionar. O pessoal da cozinha, onde vão trabalhar e, também, toda a dinâmica de revezamento, pausas para alimentação e descanso. Tudo precisa ser muito bem-planejado.

    Conclusão

    Pense em sempre proporcionar uma boa experiência para os seus convidados. Por mais que eles paguem, eles ainda são seus convidados. 

    Além disso, pagando eles querem ter um momento incrível. Portanto, proporcione isso a todos!

    Seguindo todas as nossas dicas, você vai conseguir encontrar bons fornecedores para eventos. Com certeza, eles irão te ajudar a ter uma produção incrível e do jeito que você sonha.

    Agora, é só você colocar tudo o que aprendeu em prática! 

    Conte com o Green Pallace para realizar o seu evento no melhor espaço de Goiânia.