Os eventos corporativos desempenham um papel crucial na promoção de uma marca e, por isso, você precisa conhecer as melhores práticas para organização de eventos corporativos.
Construção de networking, fortalecimento do branding, vendas. Para que tais objetivos sejam alcançados é essencial que o evento seja bem organizado.
Neste artigo, eu vou te entregar as melhores práticas para a organização de eventos corporativos e dicas valiosas para garantir o sucesso de cada ocasião. Confira e garanta o resultado esperado!
11 melhores práticas para organização de eventos corporativos
Um evento corporativo bem organizado é essencial, uma vez que todas as experiências vividas na ocasião serão diretamente associadas à marca.
Utilize o checklist abaixo e garanta o melhor retorno do seu investimento!
1. Identificar o perfil do público-alvo dos eventos corporativos
É fundamental compreender o público que se deseja atingir, pois só assim será possível causar impacto com os elementos e propostas atraentes.
Elaborar estratégias personalizadas é o segredo para atingir o objetivo, seja ele fazer parcerias, aumentar vendas ou expandir o conhecimento da marca.
Tenha a persona do seu evento bem desenhada e o objetivo do evento bem definido.
- Leia também: Dicas valiosas sobre eventos corporativos
2. Elaborar um cronograma de eventos corporativos
Um cronograma de evento bem estruturado é essencial para manter tudo organizado e dentro dos prazos estabelecidos.
Esse calendário irá auxiliar e orientar todas as etapas da organização do evento e garantir que tudo será feito a tempo.
É importante, também, deixar uma margem de tempo e verba para imprevistos ou variantes.
- Leia também: 11 dicas de tendências de decoração para eventos
3. Definir um orçamento para eventos corporativos
Estabelecer um orçamento claro e realista é fundamental para todas as etapas. Tenha um teto determinado antes mesmo do início do planejamento.
Esse controle é essencial para otimizar os gastos, orientar a equipe organizadora do evento e sobretudo para direcionar os recursos.
Lembre-se também de reservar uma margem de segurança para variantes e imprevistos.
4. Criar um bom plano de comunicação
Uma comunicação eficiente é vital para informar os participantes sobre o evento, gerar expectativa e mantê-los engajados durante o acontecimento.
- Antes do evento, utilizei diversos canais, como e-mail, redes sociais e convites personalizados, para informar e gerar curiosidade.
- Durante o evento, use comunicação assertiva para conduzir os participantes ao objetivo do evento. Certifique-se de que a atenção será direcionada e que as informações não fiquem dispersas.
- Após o evento, mantenha a comunicação com os participantes para obter feedback, oferecer produtos, serviços etc.
Sem a comunicação e direcionamento adequado, os recursos são desperdiçados, uma vez que o objetivo do evento não será atingido.
5. Contratar fornecedores confiáveis
Fornecedores competentes são essenciais para garantir a qualidade do evento. Um evento perfeito só acontece com excelentes parceiros.
Pesquise e selecione apenas parceiros confiáveis, com experiência e avaliações positivas.
Uma opção excelente para quem não abre mão de um evento corporativo assertivo é contratar uma empresa para organizar.
Muitas preocupações são evitadas e você ainda conta com uma equipe estruturada já com parceiros e estratégias testadas e validadas.
- Leia também: Fornecedores para eventos: como escolher os melhores
6. Criar estratégias de marketing para o evento
Para a angariação de parceiros e divulgação do evento (quando aberto ao público), solte anúncios nas redes sociais, e-mail marketing, faça parcerias com influenciadores, hashtags personalizadas.
Certifique-se em todo momento de manter o foco no objetivo, observando sempre a proposta da campanha de marketing atual.
Mais do que criar estratégias de marketing para o evento, o evento deve estar alinhado ao plano de marketing da empresa.
7. Escolher um local adequado
A escolha do local é fundamental para criar uma atmosfera adequada e confortável para os participantes.
Considere a localização, a capacidade, instalações e a infraestrutura do local, garantindo que atendam às necessidades e estilo do evento.
O ambiente precisa ser acessível para que as pessoas compareçam e deve estar conforme a comunicação da empresa. Essa decisão é primordial e precisa ser estratégica.
8. Focar no engajamento dos participantes
Estimular a participação ativa e o envolvimento dos participantes é crucial para o sucesso do evento.
Desenvolva atividades interativas como votações, dinâmicas, enquetes, competições, sorteios etc.
Um evento corporativo não pode ser levado pelo momento. Pelo contrário, ele precisa ser estratégico, direcionado, pensado e otimizado. Existe um investimento e um objetivo.
9. Pensar no gerenciamento de crises e imprevistos
Esteja preparado para lidar com situações inesperadas durante o evento. Muitas situações são previsíveis, mas outras não e podem colocar todo o investimento a perder.
Nesse momento, contar com uma equipe experiente e com habilidade de improviso é essencial. Por esse motivo é importante contar com uma empresa especializada em eventos e parceiros competentes.
10. Feedback dos participantes
Obter feedback dos participantes é essencial para avaliar a eficácia do evento e identificar oportunidades de melhoria.
Uma forma eficaz, rápida e gratuita de fazer isso é através do formulário no Google Forms. De presentificar para feedbacks anônimos, dessa forma as pessoas se sentirão mais à vontade em passar sentimentos reais.
Por fim, analise os resultados e utilize as informações para aprimorar futuros eventos. Essa análise é fundamental no aprimoramento, especialmente se a sua empresa realiza eventos, seminários ou recorrentes.
11. Avaliação pós-evento
A análise e avaliação dos resultados do evento são fundamentais para identificar os pontos fortes e as áreas de melhoria.
Avalie os objetivos alcançados, o retorno sobre o investimento e as métricas. Tudo isso é aprendizado e informações valiosíssimas.
Com base nessas métricas, o seu evento evolui a cada edição, melhorias essas que são específicas para o seu caso e que valem ouro.
Conclusão
A organização de eventos corporativos bem-sucedidos requer uma abordagem estratégica e cuidadosa, sempre alinhadas com o branding da empresa.
Ao seguir as práticas entregues neste artigo, você terá eventos memoráveis, que promoverão corretamente a sua marca, gerarão networking e fortalecerão seu branding.
Por fim, se você está procurando uma empresa especializada em organização de eventos corporativos, entre em contato com o Green Pallace.
Garanta o melhor resultado e sem a preocupação que todas as etapas possuem. Nossa equipe está pronta para te ajudar!
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