Que bom que você chegou neste artigo a tempo, pois aqui você terá acesso às melhores dicas para lidar com imprevistos em eventos!
Durante uma festa, muitos problemas podem surgir, mas com o planejamento certo, você se previne e se prepara para resolver qualquer infortúnio que possa arruinar a ocasião.
Melhor não pagar para ver, não é mesmo? Especialmente quando se trata de uma data especial com amigos, familiares e colegas de trabalho reunidos.
Neste artigo, eu antecipo os principais desafios que podem aparecer na organização de uma festa, mostro como preveni-los e como agir para corrigi-los quando necessário.
7 dicas para lidar com imprevistos em eventos
A lista a seguir vai te ajudar a colocar tudo no papel e reduzir a ansiedade por problemas que possam ocorrer na sua festa. Tenha uma visão geral e garanta o sucesso do evento.
1. Preparação e planejamento antecipado
A melhor forma de evitar imprevistos no evento é com um planejamento bem feito.
No geral, o que você precisa é listar as tarefas, estabelecer prazos, atribuições, cardápio ideal para o evento, programação etc. Quanto mais você se antecipar, menos espaço haverá para surpresas e gastos imprevistos.
Aqui no blog tem um texto que trata especificamente dessa etapa e entrega um checklist com tudo o que você precisa para organizar uma festa.
2. Ter um plano B
Esteja sempre um passo à frente. Se o evento é ao ar livre, considere o aluguel de tendas ou um espaço coberto próximo, para o caso de chuva inesperada.
Caso algum fornecedor cancele, tenha sempre um contato reserva que possa atender em emergências.
Em especial, antecipe-se em relação aos pilares mais importantes da festa, que são: local, comidas, bebidas, som e iluminação ideal para o evento.
3. Mantenha a calma
Imprevistos podem acontecer, mas você precisa manter a calma para lidar com eles e garantir que o evento aconteça da melhor forma.
Então, se o sistema de som falhar, por exemplo, uma mente tranquila vai se lembrar rapidamente de uma caixa de som reserva ou de uma solução para ganhar tempo.
Tenha sempre pessoas que podem te dar aquela ajudinha em momentos assim. Fortalecer a sua rede de contatos vai ser muito útil na jornada de planejamento e execução de um evento.
4. Contar com profissionais experientes
Uma equipe com experiência em eventos é uma garantia a mais contra imprevistos. Eles saberão como agir em diferentes situações, garantindo a fluidez do evento.
Nada prepara mais para lidar com os imprevistos do que a experiência. Por isso, profissionais que já conhecem as variantes de um evento podem se antecipar a elas.
É sempre uma opção contratar uma empresa especializada em eventos para o planejamento e execução.
Tudo o que você precisa é alinhar as expectativas. Depois, a equipe usará todas as ferramentas, contatos e experiência para minar as possibilidade de erro.
Isso garantirá que você desfrute do evento com a tranquilidade de um convidado.
5. Adotar uma postura flexível
Eventos são dinâmicos e, às vezes, pequenas mudanças no roteiro podem ser necessárias. Esteja aberto aos ajustes, priorize o bem-estar dos convidados e o objetivo da reunião.
Mesmo que algo não aconteça como foi sonhado no planejamento, a finalidade é a mesma: uma festa agradável.
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6. Ter um fundo de contingência
Assim como ter um plano B, é essencial ter um fundo de emergência para imprevistos com o evento.
Essa reserva pode cobrir custos inesperados, como a contratação de um fornecedor de última hora. Certifique-se de que esse valor esteja descrito no seu orçamento.
7. Fique atento aos contratos
Ao contratar fornecedores, certifique-se de verificar todas as cláusulas, principalmente as que preveem possíveis imprevistos.
Tenha certeza de que o contrato te protege de cancelamentos de última hora e saiba quais são os termos de devoluções.
Especialmente para eventos maiores como festa de casamento, o ideal é ter contrato com todos os parceiros para firmar o compromisso.
Imprevistos comuns em eventos e como lidar com eles
Confira, agora, os problemas mais comuns de uma festa. Dessa forma, você poderá se antecipar e criar um plano B para todos eles.
Falhas técnicas
Problemas técnicos, como falhas no som ou na iluminação, podem ocorrer. Tenha sempre equipamentos reservas e técnicos com quem possa contar para agir rapidamente.
Checar os equipamentos e simular o evento dias antes é uma forma de garantir que tudo funcione perfeitamente. Caso haja problemas, terá tempo hábil para a solução sem estresse.
Cancelamento de convidados e/ou palestrantes
Ao confirmar a presença de um convidado ou palestrante, tenha sempre um ou dois nomes de backup.
É uma escolha inteligente ter mais 2 ou 3 pessoas que possam substituí-los em caso de imprevistos e dar andamento na programação.
Voos são cancelados, ônibus atrasam, pessoas ficam doentes. Não deixe que essas variantes arruínem o seu evento.
Problemas com o local do evento
Seja por problemas estruturais ou conflitos de agendamento, tenha sempre em mente um segundo local que possa acomodar seu evento se necessário.
O ideal é que não seja muito longe do primeiro local – especialmente se os convites já tiverem sido feitos. Nesse ponto você precisa se ater a logística dos convidados e equipe.
Conclusão
Imprevistos em eventos são comuns e, muitas vezes, inevitáveis. No entanto, um planejamento bem feito, juntamente com a resiliência do organizador, podem mitigar a maioria desses problemas.
Ao seguir essas dicas, você estará preparado para enfrentar os desafios que surgirem e, ainda sim, garantir que o evento seja um sucesso.
É importante saber que, a maioria dos convidados não percebe que tem algo errado se você agir rápido.
Outra opção é contar com uma equipe profissional do Green Pallace para garantir o sucesso da festa sem maiores preocupações.Entre em contato conosco e tire suas dúvidas agora mesmo.
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