Dicas valiosas para gerir orçamento da sua festa

Neste artigo, você vai descobrir como gerir o orçamento da sua festa para que tudo saia perfeito e sem causar nenhum rombo financeiro.

As coisas podem sair do controle se não forem bem planejadas e, por isso, mais do que estabelecer um valor, é preciso geri-lo corretamente para que tudo dê certo no final.

Veja como gerenciar a organização do seu evento e garanta uma festa inesquecível!

8 dicas de como gerir o orçamento da sua festa

Para que o orçamento para gerir a festa funcione, ter um valor bem definido vai evitar surpresas desagradáveis e garantir que você não ultrapasse seus limites orçamentários. 

Além disso, a gestão desse recurso garante que todas as necessidades do evento sejam atendidas.

Confira a checklist abaixo e administre um orçamento de festa conforme os recursos disponíveis.

1. Defina um valor total

Comece definindo o montante total que você está disposto a gastar na festa. Isso deve ser um número realista e alinhado com suas finanças.

Além de estabelecer o valor, é importante estar comprometido em segui-lo. A cada etapa aparecerão opções maravilhosas, mas que podem estar além da verba disponível.

Tenha isso em mente e prepare-se para gerenciar o orçamento da sua festa estrategicamente.

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2. Detalhe os custos

Liste todas as despesas possíveis, desde a locação do espaço até a decoração, alimentação, entretenimento, convites e outros itens específicos do evento. 

Monte uma lista ou uma planilha e divida essas despesas em categorias para uma visão mais clara.

Parcelar as despesas da festa é uma opção, mas lembre-se de encaixar as novas dívidas no seu orçamento mensal.

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3. Priorize as despesas

Identifique as despesas que são essenciais e aquelas que são mais flexíveis. Isso ajudará a direcionar seus recursos para os elementos mais importantes da festa.

Alguns pontos são indispensáveis, como o local ideal para o evento e alimentos, outros nem tanto, como as lembrancinhas.

4. Peça orçamentos e negocie

Ao escolher fornecedores, obtenha orçamentos detalhados para cada serviço necessário. Isso permitirá que você compare preços e escolha as opções mais adequadas ao seu orçamento.

Outro ponto estratégico para economizar na organização da festa é não hesitar em negociar com fornecedores para obter preços mais vantajosos. 

Muitas vezes, eles estão dispostos a oferecer descontos ou pacotes especiais.

5. Reserve uma margem para imprevistos

Sempre reserve uma quantia para imprevistos, pois é comum que surjam custos não planejados durante a organização da festa. Esse valor pode tanto não ser gasto como também pode salvar a sua festa.

A reserva de emergência para imprevistos no evento deve ser proporcional ao seu porte. 

Uma empresa especializada em eventos pode te orientar sobre as possíveis situações ou você mesmo pode separar uma quantia que pareça segura.

6. Defina prioridades

Se o orçamento estiver apertado, defina quais aspectos são mais importantes para você e concentre seus recursos neles. Pode ser a comida, a decoração ou o local da festa. 

Abaixo você vai acessar uma lista com as prioridades de um evento para te ajudar nessa etapa.

7. Acompanhe os gastos

À medida que a organização avança, registre cada gasto. Isso ajudará você a manter o controle sobre o orçamento do seu evento.

Ter uma planilha para organizar as anotações financeiras é essencial para não se perder e ter um panorama das possibilidades.

Dica importante: não feche nenhum negócio sem o orçamento e valor combinado.

8. Flexibilidade

Esteja preparado para ajustar o orçamento conforme novas informações e circunstâncias surgirem. Às vezes, é necessário fazer adaptações para manter tudo dentro das possibilidades financeiras.

Priorize a qualidade. Embora seja importante manter o orçamento sob controle, não sacrifique a qualidade dos elementos essenciais da festa. 

Lembre-se de que um orçamento bem planejado não apenas ajuda a evitar gastos excessivos, mas também oferece tranquilidade durante todo o processo de organização da festa.

Por isso, dedicar tempo para estabelecer um orçamento sólido é um investimento que valerá a pena no sucesso do seu evento.

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Como identificar prioridades para a festa

Agora que você já sabe exatamente como gerir o orçamento, saiba o que não pode faltar na sua festa.

A lista abaixo segue uma ordem de prioridade dos elementos que não podem faltar e para os quais você deve separar as verbas. Veja.

• Espaço: tenha o espaço reservado, pois assim é possível planejar o evento e também enviar os convites. O aluguel do espaço deve estar dentro do orçamento e de acordo com a proposta da festa.
• Convites: essa é uma etapa muito importante para qualquer tipo de festa e depende de um orçamento separado. Existem muitos tipos de papéis e também a possibilidade de criar convites virtuais. 
• Comida e bebidas: é importante estar por dentro das tendências gastronômicas para escolher algo que seja bom e caiba dentro do orçamento. Algumas opções para contratar são: buffet, bartenders e chefs.
• Som e iluminação: esses são itens essenciais para envolver o público em qualquer tipo de comemoração. Use a iluminação do evento de forma estratégica para criar um ambiente divertido e aconchegante.
• Decoração: em paralelo ao som e a iluminação há a necessidade de estar atento às tendências de decoração. Sem isso, o ambiente não tem a personalidade do evento e não cria uma atmosfera agradável.
• Lembrancinhas: a depender da festa, o mimo é essencial. Para isso você deve ter um orçamento estabelecido e manter a disciplina de segui-lo, já que existem milhares de opções com preços variados.

Conclusão

Estabelecer um orçamento realista e sólido é o primeiro passo para distribuir o recurso a todas as necessidades de forma inteligente e assertiva.

Além de garantir todos os itens da festa, esse planejamento evita prejuízos, desperdícios e ansiedade durante o planejamento do evento.

Para essa gestão, você também pode contar com uma equipe especializada. 

Portanto, se você quer uma festa perfeita, mas não tem tempo ou se sente inseguro sobre tantos detalhes, fale com os especialistas do Green Pallace e aproveite o seu evento com mais tranquilidade.