Os fornecedores para eventos são uma das escolhas mais importantes. Seja para qualquer tipo de festa, aniversário, casamento ou um encontro mega especial, o organizador precisa fazer para ter sucesso no tão esperado dia.
Sendo assim, evitar problemas nessas contratações é um fator fundamental para que o seu evento seja tranquilo.
Afinal, se você já teve uma experiência negativa com fornecedores, com certeza, sabe que essa é uma situação muito difícil.
Para te ajudar, criei esse conteúdo para você ter sucesso para contratar fornecedores para o seu evento. É preciso que você entenda suas necessidades antes de entrar em contato com qualquer serviço.
Continue acompanhando e saiba como fechar boas e seguras parcerias.
Dicas para contratar bons fornecedores para eventos
Não há nada pior do que contratar fornecedores para eventos e não ser bem atendido. Ou pior, não receber por aquilo que pagou. Além disso, há aqueles que somem e você nem sabe por onde procurá-los.
Para que isso não aconteça com você, vou te dar algumas dicas importantes. Independente do evento que for realizar, seguindo as minhas sugestões você evitará problemas com os seus fornecedores.
Levantando as suas necessidades
Antes de sair buscando fornecedores para o seu evento, é essencial que você liste todas as suas necessidades. Portanto, para facilitar o seu trabalho, crie uma divisão dos serviços que precisa contratar para a sua festa.
Por exemplo, peças gráficas, website e divulgação. Para o dia do evento, segurança, credenciamento, aparelhos técnicos, DJs e outros.
Faça um checklist com tudo o que você ache necessário para ter
tudo bem-planejado e organizado. Assim você não terá que correr atrás de nenhum serviço de última hora. Independente do seu evento, essa lista é importante!
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Faça pesquisa e compare preços
Após saber quais são as suas necessidades para todas as fases do seu evento, pré, durante e pós, chegou o momento de pesquisar seus fornecedores.
Pense, seus fornecedores precisam de ter uma vantagem competitiva importante.
Por isso, nessa fase busque por referências, como boas avaliações anteriores de outros clientes. Esse detalhe é importante para fazer uma boa escolha de fornecedores.
Além disso, uma boa indicação já é meio caminho andado, pois pode ser um dos fatores decisivo para a sua escolha.
Listas são boas e eficientes, então, crie uma para fazer comparações, em que você pode classificar os fornecedores para eventos em ruim, bom, ótimo. Ou ainda, dar notas de 0 a 5.
Segue abaixo uma lista com perguntas para você usar como referencial:
- ele atende a mais de uma necessidade?
- possui avaliações positivas nas redes sociais e sites?
- tem boas indicações?
- como é seu histórico de pontualidade?
- trabalha com preço dentro da realidade do mercado?
- oferece algum diferencial?
Tenha pelo menos três propostas para fazer essa comparação. Avalie o preço de cada um deles também e o custo-benefício entre eles.
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Abertura das negociações
Antes de fechar de fato os fornecedores para eventos, tenha uma fase de negociações. É um momento muito importante para o seu projeto, em que os valores de cada serviço precisam ser bem definidos.
Portanto, faça uma análise de todos os valores e veja quais estão dentro do seu orçamento. Cada serviço tem um valor, ele deve ter o seu peso na hora de fechar um contrato.
Afinal, precisa estar dentro das suas condições e o fornecedor precisa oferecer algo de qualidade para você.
Mas, de toda forma, faça uma contraproposta, de forma equilibrada, para chegar a um valor que seja bom para ambas as partes.
Tudo conversado é melhor! Não perca a oportunidade de ter um bom fornecedor por falta de negociação.
O orçamento pode estar no seu limite, mas se for escolhido com consciência e dentro do que você pode pagar, com certeza, valerá a pena.
Só não opte por algo que fuja totalmente do valor do seu caixa e te proporcione dívidas.
Os fornecedores para eventos são indispensáveis?
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Agora que você sabe como escolher os fornecedores para eventos, deve pensar: preciso mesmo deles? Ou posso dar conta de tudo sozinho em meu evento?
Com certeza, algumas coisas você até pode fazer, mas outras precisa de pessoas para te ajudar. Por exemplo: a segurança do local, limpeza, equipamento técnico e iluminação.
Além disso, você precisa de um buffet e de quem fornece bebidas para a sua festa. Seja qual for o seu tamanho ou estilo. Mesmo que seja uma equipe pequena, é sempre bom ter uma para te ajudar.
Você pode customizar a decoração do evento por conta própria, mas se for algo mais grandioso, contar com profissionais também é uma excelente opção.
Planejamento e organização garantem o sucesso de um evento
Mesmo com todos os esclarecimentos, sugiro que você planeje primeiro todos os detalhes do seu evento. Somente assim ele será um sucesso.
Uma boa dica é ler todos os contratos detalhadamente. Grife os pontos mais importantes em todos eles. Além disso, reúna com todos eles no local onde será o evento para que eles já se familiarizem com o local.
Por exemplo: os fornecedores para eventos que precisam montar palco e levar equipamentos, com certeza, vão com caminhão. Então, precisam de uma garagem e espaço para descarregar e carregar tudo o que levar.
Os seguranças precisam saber onde devem se posicionar. O pessoal da cozinha, onde vão trabalhar e, também, toda a dinâmica de revezamento, pausas para alimentação e descanso. Tudo precisa ser muito bem-planejado.
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Conclusão
Pense em sempre proporcionar uma boa experiência para os seus convidados. Por mais que eles paguem, eles ainda são seus convidados.
Além disso, pagando eles querem ter um momento incrível. Portanto, proporcione isso a todos!
Seguindo todas as nossas dicas, você vai conseguir encontrar bons fornecedores para eventos. Com certeza, eles irão te ajudar a ter uma produção incrível e do jeito que você sonha.
Agora, é só você colocar tudo o que aprendeu em prática!
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