Organizar um workshop não é simples, mas com as dicas que eu separei você vai ficar muito mais confiante para preparar o seu evento.
Esse tipo de evento é excelente para trocar experiências e fazer networking e, por isso, o planejamento precisa ser estratégico, a fim de engajar e estimular todos os participantes.
Neste artigo, eu forneço um guia prático e completo sobre os pilares de sucesso de um networking e como você pode organizar cada fase. Confira e garanta que o seu evento cumpra o propósito de forma agradável.
O que é um Workshop?
Um workshop é um evento que reúne pessoas com o objetivo de ensino e aprendizado de diferentes tipos de assuntos, em que os participantes podem trocar experiências, se aprofundar e aprender coisas novas.
Podem ser ferramentas de trabalho, modelos de negócios, inovações tecnológicas, formas de produção sustentável, artesanato – as oportunidades são infinitas.
Como organizar um workshop de sucesso?
Confira agora as melhores formas de organizar um workshop que cumpra o propósito e gere os resultados esperados.
1. Tema do Workshop
Como todo evento, o workshop precisa ter um tema e um propósito. A ideia do evento nasce diante de um tópico que precisa estar claro e ser trabalhado.
Por isso, tenha certeza de que o tema e a proposta do workshop seja facilmente identificada e mantida em todas as etapas.
2. Público-alvo
Para quem será o workshop? Defina o seu público-alvo e isso o orientará em cada etapa de planejamento e decisões.
Realizar um workshop é planejar a abordagem do que será apresentado no evento, e precisa estar de acordo com o público almejado.
3. Local e horário
Conhecer o teu público e o objetivo, vai te ajudar a decidir a hora e o local também. Tudo isso é essencial para disparar os convites.
Se o workshop for um evento corporativo, por exemplo, assegure-se de que o horário e local sejam de fácil acesso e não interfira na rotina de trabalho.
4. Defina se será pago ou gratuito
Essa decisão pode ser tomada com base no público, no objetivo do evento, investimentos e custos envolvidos.
A depender do tipo do evento, podem ser cobradas entradas simbólicas como 1kg de alimento ou 1 litro de leite. Dessa forma, o evento também pode fazer uma boa ação social.
Um evento pago pode agregar mais valor ao workshop, mas o público desejado precisa ter a renda necessária para fazer o investimento.
Por outro lado, a gratuidade pode surgir como um estímulo, sobretudo se o público for de pessoas desempregadas, baixa renda, estudantes ou trabalhadores.
5. Divulgação do workshop
Se o evento for aberto ao público, invista na melhor divulgação que encontre a sua audiência. Para isso, podem ser feitos anúncios nas redes sociais, rádio, televisão etc.
No entanto, se for um workshop pensado para os funcionários de uma empresa, por exemplo, além dos convites pessoais, use estratégias para despertar interesse e curiosidade.
6. Seleção de palestrantes
Com um objetivo e o público definido, você poderá selecionar quem e como o evento será conduzido.
Não dependa apenas dos palestrantes oficialmente divulgados no evento, tenha sempre uma lista de pessoas que possam substituir ou um plano de reorganização para possíveis adversidades.
Não é incomum que ocorram cancelamentos de voos, atrasos e até problemas de saúde, isso não pode deixar lacunas no evento.
7. Som e iluminação para o evento
Para que os equipamentos de luz e som funcionem de forma permanente, o ideal é contratar uma empresa especializada. Essa é uma forma de ter agilidade e segurança em todo o evento.
Uma pequena falha técnica pode atrasar ou arruinar o evento e esse é o tipo de problema que você não quer ter na hora H não é mesmo.
Por isso, tenha técnicos especializados na instalação e disponíveis para acompanhar o andamento e corrigir falhas se necessário. Como esses são itens essenciais para a apresentação, todo cuidado é pouco.
8. Intervalo e Coffee break
Não se esqueça da pausa para reabastecer as energias e dar aquele ar necessário para a mente.
Por isso, lembre-se de inserir no cronograma e inclua o buffet no orçamento. Além disso, contrate fornecedores para eventos de confiança, para ter certeza de que tudo estará posicionado em tempo hábil.
O ideal é já ter um espaço reservado e deixar tudo organizado. Nesse momento você pode contar com ajuda de uma empresa ou então de colaboradores.
Tudo vai depender do tamanho do evento e quantidade de pessoas participando.
9. Pós-evento
Colher os feedbacks te ajudará não só a medir os resultados desse evento como melhorar os próximos.
Uma forma rápida e gratuita de fazer isso é com o Google Forms. Manter a pesquisa anônima também garante que o resultado seja mais assertivo.
Essas são métricas valiosas, pois são extraídas diretamente do seu evento. Com isso, o seu workshop sobe de nível a cada edição assertivamente.
Contrate uma equipe profissional especializada
Você pode ter chegado a este artigo para ter uma noção do que é necessário para um evento ou até mesmo para estipular um orçamento.
Então, se você precisa de um workshop pronto, saiba que você pode contar com uma empresa especializada em organização de eventos para entregar tudo que você precisa.
Essa é uma opção excelente para quem tem pouco tempo ou que precisa organizar um workshop muito grande. Portanto, fale com um especialista e entenda como tudo pode ser mais fácil e rápido.
Conclusão
Workshops são treinamentos interativos e práticos, no qual os participantes discutem pontos de vista, compartilham experiências e soluções, tudo de forma interativa, prática e dinâmica.
Com as dicas deste artigo, você consegue planejar um ótimo workshop para o engajamento dos participantes.
No entanto, caso esteja precisando de ajuda, fale com o Green Pallace agora mesmo e garanta que o seu workshop seja um sucesso sem dores de cabeça.
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